Een event organiseren van A tot Z? Eventmanager Floor vertelt je hoe!

Van startgesprek tot evaluatie

Elk event begint met dezelfde drie vragen: wat wil de opdrachtgever bereiken, wie wil hij bereiken en wanneer is hij blij? Floor: “Vanuit die basis kan ik ook inhoudelijk meedenken over het programma, samen met de opdrachtgever. Zij zijn de inhoudelijke expert, ik weet wat werkt bij het publiek.”

Opdrachtgevers willen namelijk vaak te veel informatie in te weinig tijd proppen. “Dan haken mensen af en heb je niets overgebracht. Ik zorg voor lucht in het programma, voor de intermezzo’s en voor de afwisseling.” Zodra die lijnen staan, volgen het draaiboek, de uitnodigingen en het aanmeldingssysteem. En hoe dichter de dag nadert, hoe meer de focus daarheen verschuift. “Een week van tevoren ben ik bezig met de deelnemerslijsten, de briefings voor iedereen die een rol speelt en het aanscherpen van het draaiboek.”

Eerlijk en duidelijk

Budget bijhouden begint voor Floor meteen bij de eerste bespreking. “Ik laat direct zien wat alles kost. Catering voor 150 mensen? Minimaal €8.000. Zaalhuur? Richting de €15.000. Als opdrachtgevers dat van tevoren weten, komen ze niet voor verrassingen te staan.” Naast budget is ook continuïteit belangrijk. Floor zorgt dat er altijd een collega klaarstaat voor het geval zij uitvalt.

De rust zelf zijn als het stormt

Evenementen verlopen zelden 100% volgens plan. Een microfoon doet het niet. Een workshop valt uit. Er gaat bijna altijd wel iets mis, zegt Floor. Maar je moet je daar niet te druk over maken. “De reactie van mensen is nooit: wat stom. Ze denken eerder: wat vervelend. En als je het dan met een lach oplost, is er niks meer aan de hand.”

Een opdrachtgever omschreef haar ooit als de stewardess van het event “Als ik me druk maak, kijk ik naar jou en zie ik dat jij rustig blijft. Dan weet ik dat het goed komt,” vertelde ze. Floor: “Dat vond ik een heel mooi compliment. Want als ik zou stressen, zou de opdrachtgever ook stressen. En ik wil juist dat die geniet van de dag.”

Haar belangrijkste tip?

Het allerbelangrijkste in haar werk? Daar heeft Floor een duidelijk antwoord op: “Veel plezier hebben. Als jij vrolijk binnenkomt bij de catering, de technicus en de sprekers, dan trekt dat het hele event omhoog. Een goede sfeer is als eventmanager geen bijzaak. Het is het halve werk.”

Waarom een event organiseren met Podium?

Bij Podium draait het altijd om inhoud. Onze eventmanagers ontzorgen je volledig en weten wat het publiek raakt. Zo wordt jouw bijeenkomst een krachtig middel met impact.